Pleio

Engels | Nederlands
Werkgroep Pleio

Werkgroep Pleio

Bouw mee aan Pleio

 3.7/5 Sterren (3)

Gerelateerde blogs

Online documenten: hoe gaat dat in z'n werk?

Online documenten: hoe gaat dat in z'n werk?

Al sinds jaar en dag zijn de documenten waar we...
Verslag Pleio-overleg 4 november 2010

Verslag Pleio-overleg 4 november 2010

Aanwezig: Davied, Wim en Marcel (Harrie was...
Nieuwe functionaliteiten op Pleio

Nieuwe functionaliteiten op Pleio

Pleio is voortdurend in ontwikkeling en wordt...
Herman Wijfels over de transformatie naar een nieuwe samenleving

Herman Wijfels over de transformatie naar een nieuwe samenleving

Flexibel o.a. via netwerken, cradle to cradle,...

Over groepen, documenten en e-mail

    Davied van Berlo
    • iedereen (publiek zichtbaar)
    • 258
    Door Davied van Berlo in de groep Werkgroep Pleio 2359 dagen geleden Reacties (3)

     0/5 Sterren (0)

    Pleio biedt allerlei mogelijkheden om samen te werken. Waar we nog naar zoeken is een goede functionaliteit voor online documenten. Maar onlangs had ik ook een gesprek over e-mail. Kunnen we daar ook iets mee? Hoe verhouden deze functionaliteiten zich tot elkaar? Deze blog is een verkenning daarvan.

     

    Web 2.0 en Pleio

    Web 2.0 heeft ons een groot aantal nieuwe functionaliteiten gegeven, maar de basis van de meeste middelen blijft hetzelfde: het gaat om een tekst of bericht waarop je kunt reageren (zoals bij blogs en discussies), die je kunt wijzigen (zoals een wiki) en die je kunt delen (zoals bij Google Docs heel goed werkt).

    In Elgg, het platform waar Pleio mee gebouwd is, zijn al deze functionaliteiten verzameld. Zo kun je een blog schrijven, een discussie beginnen en een wiki aanmaken. Raar is wel dat ondanks dat de functies dus op elkaar lijken, vergelijkbare knoppen op verschillende plekken zitten. Maar dat terzijde.

     

    E-mail: van digitale brieven naar online gesprekken

    Behalve deze nieuwe functionaliteiten om informatie uit te wisselen en gesprekken te voeren, maken we ook nog steeds gebruik van e-mail. Maar ook e-mail is veranderd. Voorheen werd een bericht daadwerkelijk van de ene computer naar de andere gestuurd. Nu is ook e-mail vaak 'webbased' en staat het bericht ergens op internet.

    Het lijkt nog steeds alsof we een bericht versturen van A naar B, maar functioneel lijkt het steeds meer op een bericht met een reactie. Het bericht wordt gedeeld met een geadresseerde, waarna die persoon een reactie eronder plaatst. Zo ontstaat een conversatie. In Gmail wordt dit ook zichtbaar gemaakt in de interface:

    Gmail

     

    In Facebook is deze vermenging van functies nog duidelijker. Een interne berichtenuitwisseling aan een andere Facebook-gebruiker (een soort e-mail dus) ziet eruit als een online discussie:

    Facebook

     

    Scheiding van functies

    Als al die berichten toch min of meer hetzelfde zijn, dan zou je ook uit kunnen gaan van één interface waarbinnen je kunt schrijven, wijzigen, reageren en delen. Dat is wat Google heeft geprobeerd met Wave:

    Wave

     

    Dat bleek geen succes. Met een bericht op Google Wave kon je alles doen en je kon het doen met elke combinatie van mensen. Dat zorgde ervoor dat de interface en het gebruik als onoverzichtelijk werden ervaren. Het benoemen van wat een blog is, wat een wiki en wat een e-mail, geeft ook houvast in het gebruik.

    Bij Facebook gaat dit wel goed. Weliswaar lijkt de e-mailfunctie van Facebook sterk op de discussies die op de wall plaatsvinden (korte berichten met reacties), maar deze functionaliteiten bevinden zich op verschillende plekken: "openbare" berichten op de wall, gerichte berichten in de mailfunctie.

    Het is dus belangrijk om met de interface en presentatie van functionaliteiten aan te sluiten bij de verwachting van gebruikers en de concepten waar ze aan gewend zijn geraakt. Google Docs ziet er immers ook nog steeds uit als een vel papier. Door de functies gescheiden te houden, blijven ze herkenbaar.

     

    Geïntegreerde interfaces: streams,  dashboards en widgets

    Ning

    Daar staat tegenover dat aan de achterkant flexibiliteit kan ontstaan, doordat het functioneel allemaal zo op elkaar lijkt en, in het geval van Pleio, in één systeem is samengebracht. Dat biedt mogelijkheden om gebruikers verschillende interfaces aan te bieden en zelf keuzes te laten maken.

    Eén zo'n vorm of interface is de stroom (stream), waarbij verschillende soorten berichten onder elkaar worden gezet in een doorlopend overzicht, ofwel met verwijzingen (zoals de 'Recente activiteit' op Ning), ofwel met daadwerkelijke berichten zoals op Yammer en op Facebook. 

    Een andere vorm is het dashboard (zoals iGoogle), waarin gebruikers op hun pagina de gewenste widgets plaatsen met informatie of applicaties. Met dergelijke widgets kunnen gebruikers op Pleio hun persoonlijke pagina samenstellen, maar ook groepen kunnen op deze manier worden ingericht.

    Widgets zijn dus de manier om functionaliteiten (bijvoorbeeld een rijtje blogs) op een flexibele manier te koppelen aan een doelgroep. Dat kan zijn een aantal collega's in een Pleio-groep of een doelgroep van één. In iemands persoonlijke dashboard kun je dus ook een widget met zijn laatste e-mailberichten zichtbaar maken.

     

    Werken in en met groepen

    Dat denken in (doel)groepen is wat Pleio zo krachtig maakt. Je kunt elke samenstelling van mensen in een groep bij elkaar brengen en vervolgens bij elk bericht dat je maakt bepalen welke groep het bericht te zien krijgt:

    Pleio

     

    Bij Google en Facebook is deze voorziening veel minder sterk ontwikkeld. Een document in Google Docs kun je alleen delen met individuen en ook in Facebook kun je berichten niet aan een specifieke groep sturen. De reden daarvoor is dat beide bedrijven zich richten op individuen en het verbinden van die individuen.

    In een werksituatie zijn groepen relevanter. Ook daar zijn individuele verbindingen belangrijk, maar er wordt ook veel gewerkt in groepen: afdelingen en teams, vergaderingen en besturen, projecten en dossiers, etc. In die context werk je en met die groepen wil je dan ook teksten delen en bespreken. 

     

    Voor wie is een tekst of bericht bedoeld?

    Nadat je op Pleio een bericht hebt geschreven, bepaal je met wie je het wilt delen: met welke individuen en/of met welke groepen. Dat bericht (blog, wiki, discussie, status, document of wat dan ook) wordt vervolgens zichtbaar in die groep, waarna anderen kunnen reageren, wijzigen, etc. Maar er gebeurt meer.

    Bij je Instellingen op Pleio kun je onder andere instellen wanneer en waar je attenderingen ontvangt. Als iemand een blog schrijft in een groep waar je lid van bent, dan kun je daar via je dashboard en/of via e-mail een attendering van ontvangen. Behalve in de groep, wordt die blog dus ook in je dashboard en e-mail zichtbaar.

    Samenvattend: een bericht of melding daarvan wordt zichtbaar in een gemeenschappelijke groep en in een persoonlijke omgeving. Daarbij kan het bericht getoond worden in een stroom of in een widget, vanwaaruit je kunt doorklikken naar de originele tekst, die je kunt aanpassen, becommentariëren of weer doorsturen.

     

    Hoe past een e-mailfunctionaliteit in deze opzet?

    De e-mail die je binnenkrijgt als attendering verschijnt eerst in de postbus van Pleio, vervolgens gaat er een bericht naar je eigen mailbox (bijv. in Gmail of op je werk). De postbus van Pleio is te beperkt qua functionaliteit om als volwaardige e-mailfunctionaliteit dienst te doen, maar dat is wel een optie.

    Facebook biedt de mogelijkheid om een bericht uit de interne mailfunctie naar een extern e-mailadres te sturen. De ontvanger moet echter lid worden om het bericht te kunnen lezen. Waarom kan Pleio geen mailfunctie bieden die zowel binnen Pleio werkt als met de buitenwereld, dus met een echt mailadres?

    De activiteiten in groepen zouden op die manier een onderdeel worden van de stroom van berichten die je binnen krijgt via e-mail. De blog met het vergaderverslag van die vergadering komt zo automatisch als mail in je mailbox te staan als je dat wil. Of alleen in je dashboard. Of alleen in de groep. Wat jij wil.

    Maar andersom zou het ook moeten werken. Een bericht dat binnenkomt via e-mail is wellicht niet voor jou (alleen) bestemd. Ook dat bericht wil je kunnen delen in een groep, agenderen in een vergadering of plaatsen in een dossier. Vanuit de mailomgeving van Pleio moet je een bericht kunnen doorsturen naar een groep.

    Vervolgens is de e-mail zichtbaar in een stroom of een widget in de groep, waar anderen erop kunnen reageren, eventueel aanpassingen kunnen doen en het weer kunnen delen (forward), bijvoorbeeld met de oorspronkelijke verzender van de mail. Zo kan e-mail persoonlijk blijven maar ook sociaal worden.

     

    En de online documenten?

    Zoals ik eerder schreef zijn er twee vormen van documenten: geüploade documenten (bijvoorbeeld in Word of pdf) en online documenten (vergelijkbaar met Google Docs). Beide kunnen fungeren als het soort bericht waar ik het hierboven steeds over heb gehad. 

    Na het uploaden worden documenten opgeslagen in een repository, bijvoorbeeld Alfresco. Vervolgens kunnen ze worden gedeeld met groepen, waarna in de stroom of in een widget een link verschijnt. Ook kunnen ze worden gedeeld met individuen, waarna de link wordt gemaild.

    Bij online documenten werkt het op dezelfde manier, behalve dat het document ook aangepast en gezamenlijk bewerkt kan worden. Vergelijk het met Google Docs, waarvandaan je ook een e-mail met een link kan sturen om het document te delen. Alleen de groepsfunctie ontbreekt, zoals gezegd.

     

    Hoe verder?

    In bovenstaande gedachtengang heb ik geprobeerd om te komen tot een geïntegreerd beeld op groepen, documenten en e-mail binnen Pleio. Geen concrete plannen, maar een aanzet om verder te denken. Ik ben dan ook heel geïnteresseerd in jouw ideeën over deze uiteenzetting.

    Hoe dit beeld technisch in de praktijk gebracht kan worden, weet ik nog niet. Er zijn goede platformen voor documentmanagement (bijv. Alfresco) en e-mail (bijv. Zarafa) die open source zijn en werken met open standaarden. Wellicht dat daar een mooie combinatie met Elgg te maken is.

    De reden om deze blog te schrijven en hierover na te denken is echter vooral om vooruit te blijven kijken. Pleio groeit enorm qua gebruikers en deelnemende organisaties, maar ook functioneel moeten we stappen blijven maken. Daartoe moeten we blijven discussiëren over de stip op de horizon. Is dit er één?

     

     

     

    Reacties

    Volgorde van reacties: Aantal: Automatisch laden:
      • Davied van Berlo
        Davied van Berlo 2354 dagen geleden

        Eelke, ik denk dat we voorlopig ervan uit kunnen gaan dat mensen e-mail willen blijven gebruiken. Maar op dit moment zijn het losse omgevingen: e-mail blijft altijd één op één, het wordt nooit sociaal. Wat ik poog te doen is om die twee behoeften aan elkaar te koppelen ... en op die manier de belemmering die je noemt weg te halen.

        • Eelke Jager
          Eelke Jager 2355 dagen geleden

          Vanmiddag een gesprek gehad bij een werkgroep om op pleio voortaan de discussies voort te zetten en niet via outlook, voor maximale informatiedeling. Blijkt toch lastig te zijn, maar zou wel een oplossing kunnen bieden aan het efficienter vergaderen en het niet weten wat er allemaal speelt binnen de organisatie over een bepaald onderwerp. Ik zie email ook veel meer als een obstakel in het delen van kennis en meer een privetool om 1 op 1 gesprekken te kunnen voeren. Voor een platform zoals Pleio zie ik email ook veel meer als een uitstervende tool, omdat 95% van de discussies altijd wel relevant zijn voor anderen.

          t.a.v. bestanden: Is er geen mogelijkheid om type bestanden als filter uit alle discussies/mail correspondenties in een overzicht te tonen? Het zou geweldig zijn als je alle word documenten zou kunnen zien in een bepaalde periode die gemaakt zijn binnen een groep bijvoorbeeld.

          • Ad Gerrits
            Ad Gerrits 2358 dagen geleden

            Yep. Het is een, nog behoorlijk vage, stip. Goed plan om hem vroegtijdig bespreekbaar te maken. Vraagstuk is niet makkelijk, wat wel blijkt uit het feit dat zelfs Google met iets als Wave nog zoekende blijkt. Lerend uit dat soort voorbeelden zou ik vooral willen adviseren om het zo *eenvoudig mogelijk* te houden. Waar mogelijk vooral niks nieuws verzinnen, maar herbruiken wat in praktijk blijkt te werken. Weet dat dit een van de principes is bij de inrichting van Pleio, maar ziet het complexiteitsmonster hier toch weer op de loer liggen.

            Een product als Yammer vind ik in veel opzichten een geslaagde mix van eenvoud en functionaliteit die je hierboven beschrijft. Ken de bezwaren van Yammer gebruik in deze context; dan maar de in dat type producten ontwikkelde slimmigheid zoveel mogelijk schaamteloos kopieren zou ik zeggen. Zou zelf ook nog wat organisaties zoeken om van te leren die op dit gebied al verder zijn (vs?, uk?, multinational X?). In te zetten techniek als er geassembleerd/gebouwd gaat worden is m.i. een vraagstuk apart.

            Tja. Geen kant en klaar antwoord. Maar dat hoeft ook niet bij vage stippen toch?

          Reageren is alleen mogelijk voor aangemelde gebruikers