Pleio

Engels | Nederlands
Menskracht

Menskracht

Inspiratie en ontwikkeling van professionele passie en talent

 3.7/5 Sterren (3)

Gerelateerde blogs

Besparen door Het Nieuwe Werken  (Deel 1)

Besparen door Het Nieuwe Werken (Deel 1)

De gemeente Katwijk heeft hoge werkplekkosten en...
HNW: hoever zijn de gemeenten?

HNW: hoever zijn de gemeenten?

Over knelpunten, controle en cultuurveranderingen...
Industrieterrein Utrecht krijgt door HNW enorme kwaliteitsimpuls

Industrieterrein Utrecht krijgt door HNW enorme kwaliteitsimpuls

In de media hoor je geluiden dat de hype van HNW...

Besparen door het Nieuwe Werken !? Deel 2.

    Henk Thielens
    • iedereen (publiek zichtbaar)
    • 322
    Door Henk Thielens in de groep Menskracht 1652 dagen geleden

     0/5 Sterren (0)

    “Ruimte” en werkstijlontwikkeling van het Nieuwe Werken: image

    Deze blog is tot stand gekomen in samenwerking met de gemeente Katwijk. In een eerdere blog heb ik al melding gemaakt van het onderzoek dat in opdracht van de gemeente Katwijk is uitgevoerd. Daaruit bleek dat er door het aanpassen van het werkplekconcept jaarlijks €1.346.075,60 bespaard kon worden. En met het invoeren van Het Nieuwe Werken zelfs €2.390.942,90 lagere uitgaven mogelijk zijn met een bezettingsgraad van 0,9. Ik was erg benieuwd wat het onderzoek teweeg heeft gebracht en heb daarom met de gemeente contact opgenomen.

     image Ellen de Jong heeft vanuit haar functie Afdelingshoofd Facilitaire Dienstverlening haar aandeel geleverd om het onderwerp “Het Nieuwe Werken” op de kaart te krijgen en was bereid om medewerking te verlenen aan een interview. Sinds 1 januari jongsleden is Ellen mobiliteitsadviseur en werkzaam op de nieuw opgerichte Flexafdeling. Hier is zij bezig om mobiliteit in de Gemeente Katwijk te bevorderen (naast de fysieke mobiliteit vanuit HNW ) en begeleidt zij medewerkers die boventallig zijn geworden naar huidige of toekomstige vacatures.  De medewerkers verblijven tot die tijd bij de Flexafdeling en kunnen overal in de organisatie worden ingezet op klussen. Hiermee wordt ook de externe inhuur beperkt. Daarnaast is Ellen een van de vijf Insights Discovery trainers die intern zijn opgeleid en die de kleurentaal, gebaseerd op de types van Jung, organisatiebreed uitrollen voor persoonlijke- , team – en organisatie ontwikkeling.

    Hieronder volgt het interview dat een beeld geeft van “The Katwijk Way”.

    Henk Thielens: “Kunt U aangeven hoe het onderzoeksrapport in de gemeente Katwijk is ontvangen en hoe er mee aan de slag is gegaan? En is er gebruik gemaakt van externe ondersteuning?”

    Ellen de Jong:  "Het rapport is door het management en het bestuur zeer positief ontvangen. Een belangrijke trigger was dat er fors op kosten bespaard zou kunnen worden. Dit is echter niet de reden waarom we HNW willen gaan invoeren. De hoofddoelstelling is dat de Gemeente Katwijk verwacht  dat de communicatie en integrale samenwerking door het nieuwe werkplekconcept extra impulsen krijgen en daardoor de dienstverlening beter wordt. Maar uiteraard is de kostenbesparing, in deze tijd van grote bezuinigingstaakstelling, wel een heel welkom bijeffect. Katwijk heeft uiteindelijk voor een organische insteek in stappen gekozen. Er is een pilot gestart in een gedeelte van het gebouw dat daarvoor geschikt was met een specifieke groep adviseurs, beleidsmedewerkers, stafmensen en generalisten die daar bij elkaar zijn gebracht. Van te voren hebben we een enquête gedaan die een beeld opleverde van de verschillende soorten activiteiten en de noodzakelijke ruimteverdeling en inrichting.  Er zijn daarna flexibele werkplekken,  concentratiewerkplekken, samenwerkplekken, een ontmoetingsplek en nieuwe vergaderfaciliteiten gerealiseerd. De deelnemers mochten zelf een keuze maken uit verschillende devices: een laptop, ultrabook,  of een tablet met toetsenbord.  

    In de pilotfase wordt, via logboeken die worden bijgehouden, regelmatig geëvalueerd hoe zaken zich ontwikkelen en welke ervaringen er zijn. Er is een klankbordgroep die één keer per 14 dagen bij elkaar komt waarin verschillende disciplines zijn vertegenwoordigd.  Naast de individuele deelnemers, vraagt de werkgroep ook groepen om een logboek bij te houden waarin bijvoorbeeld wordt vastgelegd hoe het zit met de onderlinge bereikbaarheid.

    Leidinggevenden zijn vrij om individuele maatwerkafspraken te maken over hoe vaak en wanneer iemand thuis werkt en wat de output is die geleverd moet worden. Hier zijn geen vaste afspraken over gemaakt. De uren die thuis gewerkt mogen worden zijn in principe ongelimiteerd.  Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor adequate communicatie,  goede werkoverdracht en bereikbaarheid.”

    Henk Thielens: “En wat heeft de pilot tot nu toe opgeleverd?”

    Ellen de Jong: "De ervaring leert dat er plussen en minnen zijn. Werkoverdracht en onderlinge contacten zijn  als mensen veel thuis werken niet altijd optimaal en de herinrichting heeft ook geen kleiner ruimtebeslag opgeleverd. Het aantal werkplekken per fte’s is wel gedaald naar 0,7 en dat is zelfs lager dan de oorspronkelijke streefnorm. Opvallend is dat in de praktijk blijkt dat er desondanks nog ruim voldoende mogelijkheden zijn om een werkplek te vinden. Er kunnen zelfs zonder problemen meer personen in de pilot gaan instromen, zonder dat er extra werkplekken bij moeten komen.  Er zijn in de pilotfase geen substantiële besparingen gerealiseerd en er zijn zelfs extra kosten door ICT en de herinrichting. Maar door creatief te zijn kon er wel met weinig geld veel gedaan worden.

    imageZo is er bijvoorbeeld een grote steigerhouten vergadertafel aangeschaft en geven allerlei IKEA spullen een heel prettige look- en feel  en een moderne uitstraling.

    Dit alles wordt als heel positief ervaren en draagt er ook toe bij dat er een prettige entourage is die de werkatmosfeer beïnvloed. Ook valt op dat disciplines en werksoorten elkaar nu vaker en makkelijker ontmoeten.  Afstemming  en communicatie is informeler en spontaner en dit leidt soms tot heel leuke ontmoetingen. En er is meer begrip voor elkaars werk ontstaan.  

    Het  is moeilijk om dit allemaal meetbaar te maken en aan te tonen, maar als je er oog voor hebt en goed observeert zie je toch duidelijk de veranderingen.

    Als de huidige proefopstelling in deze vorm in de gehele organisatie wordt uitgerold dan zou dit een zeer grote ruimtebesparing kunnen opleveren waardoor er op langere termijn in plaats van 2 locaties nog maar 1 locatie nodig is. En dan kunnen de in het onderzoek berekende besparingen daadwerkelijk worden gerealiseerd. Doordat nog maar twee jaar geleden een huurcontract is afgesloten voor de tweede locatie, is nog ruim tijd om dit te realiseren. Daarom is het nu niet nodig om dingen te gaan forceren, want dat zal de kans op weerstand vergroten en dan komt de nadruk te liggen op de negatieve bijeffecten in plaats van op de beoogde effecten van een betere samenwerking en communicatie."

    Henk Thielens:  “Als U terugkijkt op de gehanteerde onderzoeksmethodes (Interviews, observeren,gebruik maken van bestaande gegevens, enquête) heeft deze mix voor uw organisatie adequate resultaten opgeleverd? En hoe kan de ontwikkeling van HNW in uw visie het beste worden verankerd en aangestuurd?” 

    Ellen de Jong: "Toen de onderzoeksresultaten werden gepresenteerd was er best kritiek en ontstond er ook op bepaalde plekken weerstand.

    Dit heeft Katwijk ook doen besluiten om te kiezen voor de organische insteek in plaats van een “big bang”. In de pilot doen we daarom vooral ons best om de pilot vooral “leuk” te maken. Wij hebben een kick-off gedaan waar alle deelnemers aan de pilot en de leidinggevenden waren uitgenodigd voor een ontbijt. Daarnaast worden er diverse informele ontmoetingsactiviteiten georganiseerd waarbij in een informele setting ervaringen kunnen worden uitgewisseld. Er is ook goed overleg geweest met de OR. En hier is een stapsgewijze en gefaseerde aanpak uit voortgekomen en een praktische en ondogmatische insteek.

    Omdat we niet krampachtig vasthouden aan bepaalde doelen en uitgangspunten kunnen we nu in de praktijk experimenteren met de omslag van meer “gesloten”  naar “open” en wordt gaandeweg duidelijk dat het nieuwe werkplekconcept er echt aan bijdraagt dat communicatie natuurlijker, directer en sneller loopt. Output en resultaatgerichtheid krijgen zo geleidelijk grotere impact  en in de werkcontext is ruimte voor maatwerk. Groepen kunnen in hun eigen tempo een eigen nieuwe werkstijl ontwikkelen of aan de oude vasthouden als zij dat willen. En dit heeft tot nu toe heel goed gewerkt. Zo hoefden wij bijvoorbeeld niet aparte trainingen te organiseren en was er ook geen externe ondersteuning nodig. Katwijk heeft wel andere gemeenten bezocht en gepolst om met die praktijkervaring haar voordeel te doen.

    Binnen het lopende traject is het van belang dat de directie het proces steunt en ook zelf laat zien hoe er anders gewerkt kan worden. De verandering in werken kan in Katwijk zo uitgroeien tot een belangrijk element  in de missie van de gemeente om de burger als klant zo optimaal mogelijk te “bedienen”."

    Henk Thielens: “Wat vinden de deelnemers aan de pilot er van om nu ook thuis te kunnen werken en binnen bepaalde kaders zelf hun werktijden in te vullen?

    Ellen de Jong:De meesten zijn er erg blij mee.  Afhankelijk van de verkeersdrukte, of de thuissituatie, kunnen ze nu later op werk komen en omdat ze op andere tijden kunnen werken kan men ook zelf de kinderen naar school brengen en ophalen. En als het nodig is wordt er gewoon s’ avonds of in het weekend gewerkt.  Er zijn geen signalen dat de balans tussen werk en privé verstoord wordt. Integendeel, het lijkt eerder erop dat die beter is.   

    Henk Thielens: “Zijn er ambassadeurs van het Nieuwe Werken in uw organisatie  en welke impact hebben zij in het proces? Waar zouden gemeenten volgens U goed op moeten letten?   

    Ellen de Jong: “Early-adopters wijzen vaak de weg door hun enthousiasme en zij kunnen  het verschil maken en een inspiratiebron zijn. Zij dragen niet alleen uit, maar dragen en ondersteunen ook het proces. Katwijk heeft er bewust voor gekozen om in een bepaalde vleugel van het gebouw en met een specifieke groep aan de slag te gaan in de pilot.  Zo kan er een soort "olievlek werking" ontstaan. Maar ook het management is ambassadeur. Zij moeten de visie dragen. Daarom is het van belang dat het project in Katwijk door de Directie wordt getrokken in plaats van een aansturing vanuit Bricks, Bites of Behaviour (resp. Facilitaire Zaken, ICT of HRM).

    Wilt U de samenvatting van het onderzoek en het rapport lezen? Klik dan hier. (U dient om dit te kunnen lezen en downloaden wel in te loggen op PLeio)    

     

     

     

    Reageren is alleen mogelijk voor aangemelde gebruikers