Pleio

Engels | Nederlands

Gerelateerde blogs

Online documenten: hoe gaat dat in z'n werk?

Online documenten: hoe gaat dat in z'n werk?

Al sinds jaar en dag zijn de documenten waar we...
Van (Co) Creatieproces tot publicatie

Van (Co) Creatieproces tot publicatie

In het tot stand komen van veel productie...
Op gesprek in Almere

Op gesprek in Almere

Op 16 mei jl. was het dan zo ver: naar Almere...

Geen geheelmailonthouder meer

    Sara Schlijper
    Door Sara Schlijper 896 dagen geleden Reacties (2)

     0/5 Sterren (0)

    Geen geheelmailonthouder meer

    Ik heb het gedaan.

    14 maanden lang heb ik volstrekt e-mailloos gewerkt.

    Begin 2012 groeide mijn behoefte om e-mail aan de wilgen te hangen, nu er betere middelen zijn om samen te werken. Om te ontsnappen aan de inefficiëntie van samenwerken per e-mail. Op 1 juni 2012 stopte ik met mailen.

    Ik las inkomende mail wel, maar reageerde via het online samenwerkingsplatform. Als ik mensen benaderde, deed ik dat ook daar. Openlijk. Dan was er ook nog kans dat het antwoord uit onverwachte hoek kwam. En dat de mensen die aan hetzelfde onderwerp werkten, elkaar vonden.

    In projecten stelde ik voor de samenwerking online te ondersteunen, in een community, in plaats van per e-mail. Zodat alle projectinformatie bij elkaar stond, waarbij versiebeheer vanzelf ging, de bijdragen van een ieder inzichtelijk waren, en alle geïnteresseerden zichzelf op de hoogte konden stellen.

    Hulde voor alle collega's die met mij dappere pogingen hebben gewaagd!

    En dank voor hun geduld met mij, want ik was bloedjefanatiek. ;-) Anders was het me ook niet gelukt. Enig uithoudingsvermogen was wel nodig. Elke keer weer uitleggen waarom ik wilde doen wat ik deed. Mensen verleiden mee te gaan doen. Voordoen. Laten wennen aan 'openlijk' in plaats van besloten. Leren relevante informatie te halen (pull) in plaats van te wachten op - of overstroomd te worden door - push. Stimuleren vol te houden. Roeien met de riemen die we hadden, qua techniek.

    Ik geloof in online openlijk samenwerken als middel om de organisatiedoelen te bereiken. Sneller. Beter.

    Nog steeds.

    En toch zwengelde ik in augustus 2013 mijn e-mailprogramma weer aan.

    We zijn nu een half jaar verder. Deze week is de week van We Quit Mail (#wqm). [Deze blog is oorspronkelijk gepubliceerd op 14 mei 2014] Een goed moment om mijn ervaringen en overwegingen te delen.

    1) Supersmoothe auto nodig

    We willen naar B. Toch?

    Elke organisatie heeft haar doelen, en die wil je bereiken. Door samen te werken. In kennisintensieve organisaties gebeurde dat van oudsher met behulp van papier, en toen er e-mail kwam, vertaalden we die papieren processen naar e-mail. Niet meer en niet minder. Of wel meer, maar dan kwantitatief, want omdat het zo makkelijk is, sturen we elk zuchtje per e-mail naar Jan en alleman.

    We willen ook zo efficiënt mogelijk naar B.

    Nou, gezien de aard van de techniek waarover we tegenwoordig beschikken (ik zou bijna de term 'sociale media' laten vallen, ware het niet dat daar gelijk zo'n beeld bij opkomt), kun je niet alleen naar B maar zelfs naar R in dezelfde tijd!

    (Ik ga even door met de autometafoor, waarbij de auto staat voor samenwerkingstooling.)

    In theorie dan, want het lijkt of autofabrikanten nog aan het zoeken zijn naar het ideale ontwerp. De kern is er, en een boel functionaliteiten ook. Maar laat ik het zo zeggen: de auto's die grote autofabrikanten nu maken voor grote organisaties, worden door velen uitgeprobeerd, er wordt mee getoerd, er worden heus hele stukken doelgericht mee gereden, en een enkeling strandt langs de vangrail.

    De auto's waarover we nu doorgaans beschikken, nodigen nog niet uit tot instappen en zonder nadere toelichting naar R rijden.

    2) We hebben toch Whatsapp?

    Een oplossing voor minder mailen die je vaak hoort is: 'Pak de telefoon, of nog liever: loop even naar die collega toe!' Als een getypte conversatie een getypte discussie wordt, loont het zeker om mondeling contact te hebben. En als het dringend is, zijn dit natuurlijk de slimste opties.

    Maar vanuit het oogpunt van productiviteit zijn gebeld wórden en binnenvallende collega's minder wenselijk. Zelf prioriteiten stellen en geconcentreerd aan taken kunnen werken, verdienen wat mij betreft de voorkeur. Dán liever een inbox die je dicht kunt laten, en kunt openen op een moment dat je kiest.

    Voor het behoud en delen van kennis is 'terug naar mondeling' natuurlijk ook niet bevorderlijk. Wil je conclusies bewaren, dan moet je ze vervolgens alsnog vastleggen.

    Whatsapp dan? Whatsapp-groepen zie ik steeds meer gebruikt worden. Voor dringende en vluchtige zaken zie ik daar zeker de toegevoegde waarde van. Maar voor inhoudelijke zaken die je wilt behouden voor je bedrijf (en ook alléén wilt houden voor je bedrijf!) zijn die niet geschikt, en bovendien heb je voor je het weet net zulke lange threads als in de ergste e-mails.

    En sommige sociale media hebben stiekem e-mail in zich, met dus dezelfde nadelen...

    3) E-mail heeft helaas twee voordelen

    E-mail is oude, bewezen technologie:• Iedereen heeft het.• Het doet het altijd en overal.

    Samenwerken op online platforms vergt de nodige moeite. Alleen al vanwege die meervouds-s. Idealiter werk je binnen een organisatie met z'n allen op één platform. En aan één onderwerp binnen één community. De praktijk is anders. Voor welk project moet je waar heen? Kun je notificaties instellen? Kun je slim filteren, zodat je niet mist wat je echt wilt zien?

    E-mail is de bekende en daarmee voor velen de veiligste weg. We klagen erover, en gebruiken tegelijkertijd dat hoge aantal binnenkomende berichten per dag als statussymbool. We zoeken ons rot naar dat ene berichtje of de juiste versie van dat belangrijke bestand. We hebben in ieder geval niet het doorzettingsvermogen om ons handiger middelen eigen te maken.

    Het gaat toch om gedrag?

    Uiteraard.

    Maar mensen kiezen nu eenmaal de makkelijkste weg, zoals water naar het laagste punt loopt. Ik pleit ervoor daar gebruik van te maken bij het ontwerp van tooling. En eisen te stellen bij het kiezen van tooling.

    Zodat we met gedragsbeïnvloeding niet recht hoeven te breien wat krom is.

    Zodat we mensen niet massaal hoeven op te leiden om de tooling te kunnen gebruiken.

    We hebben toch ook geen cursus Twitter of Instagram gevolgd, of een handleiding doorgewerkt om ons de iPhone of iPad eigen te maken?

    Ikzelf ben sinds een half jaar dus geen geheelmailonthouder meer. Ik ben wel nog steeds fervent voorstander van slimmere manieren van samenwerken, doe wat ik kan, en speel ook de komende tijd een rol bij onderzoek op dit gebied.

    Hoe dan ook is de week van #wqm een mooie gelegenheid om naar ons eigen gedrag te kijken. Om na te denken over efficiënt samenwerken en over beschikbaarheid van kennis en informatie voor je organisatie.

    Sara Schlijper

    Sara Schlijper

    online & innovatie | overheid & communicatie | openlijk werken & corporate brain | lifehacking & productiviteit

    Reacties

    Volgorde van reacties: Aantal: Automatisch laden:
      • Sara Schlijper
        Sara Schlijper 869 dagen geleden

        @Sander Goede uitbreiding van de autometafoor! Openheid zal steeds breder worden, ik verwacht dat dat een logische volgende stap is. Of andersom: de maatschappij verwacht meer openheid, en ik denk dat - intern - openlijk werken een noodzakelijke eerste stap is, om ervaring op te doen met beschikbaar stellen van informatie.

        • Sander van Damme
          Sander van Damme 872 dagen geleden

          Wat zou ik ook graag het statement maken door geen e-mail meer te gebruiken. Helaas durf/kan ik het niet door onder andere de overwegingen die jij geeft. Zonde want zoals jullie beschrijven op jullie site www.openlijkwerken.nl is er veel voordeel te behalen.

          Om in de autometafoor te blijven. Het is een beetje als de innovatie van de elektrische auto. Een elektromotor gaat veel efficienter met zijn energie om dan een verbrandingsmotor en wordt toch nog niet massaal gebruikt. Dit komt met name doordat de techniek voor de energiedrager (accu, waterstof) nog niet goed ontwikkeld is en benzine of diesel is overal verkrijgbaar. Dus waarom overstappen? En toch is elektriciteit in ons land (bijna) overal beschikbaar.

          Ben ook heel benieuwd hoever jullie (openlijkwerken) zijn in de gedachten rond de openheid? Momenteel worden we geregeerd door informatiebeveiliging (angst) en moeten we naar bewustzijn van de kracht van informatie (vertrouwen).

        Reageren is alleen mogelijk voor aangemelde gebruikers