Pleio

Engels | Nederlands
Werkgroep Pleio

Werkgroep Pleio

Bouw mee aan Pleio

 3.7/5 Sterren (3)

Gerelateerde blogs

Online documenten: hoe gaat dat in z'n werk?

Online documenten: hoe gaat dat in z'n werk?

Al sinds jaar en dag zijn de documenten waar we...
Pleio creëert een ecosysteem van bedrijvigheid

Pleio creëert een ecosysteem van bedrijvigheid

Hoe innovatief is de overheid? Volgens mij is die...
Ecosysteem en "applicatiewinkel" voor Pleio

Ecosysteem en "applicatiewinkel" voor Pleio

Pleio biedt gebruikers een groot aantal...
Waar is Pleio zoal mee bezig?

Waar is Pleio zoal mee bezig?

Vorige week donderdag is Pleio officieel geopend,...

Gebruikersscenario: hoe moeten online documenten gaan werken?

    Davied van Berlo
    • iedereen (publiek zichtbaar)
    • 350
    Door Davied van Berlo in de groep Werkgroep Pleio 1939 dagen geleden Reacties (16)

     0/5 Sterren (0)

    Ik schreef al eerder over de behoefte van Pleio om een voorziening in te richten om samen te werken aan documenten. Je kunt natuurlijk al documenten uploaden en samenwerken aan wiki's, maar we zoeken naar een functionaliteit à la Google Docs waarbij je direct wijzigingen kunt maken zonder dat je eerst op 'download' of 'bewerken' hoeft te klikken.

    Met een aantal mensen zijn we aan het kijken of we de software van Etherpad kunnen gebruiken. Deze software is openbaar en door Google gebruikt om Docs mee te maken. De volgende uitdaging is om de software te integreren in Pleio. Om duidelijk te krijgen hoe dat moet werken, schrijf ik dit gebruikersscenario. Dat gaat ook over jou, dus commentaar welkom!

     

    Gebruikersscenario online documenten

    Als je een tekst gaat schrijven, dan is dat soms om slechts een snelle aantekening te maken en een andere keer begin je aan een officiële brief of nota. De online documenten zijn voor beide geschikt, al was het maar omdat elk groot document uiteindelijk begint met een kleine aantekening. De software moet dus laagdrempelig zijn, maar ook schaalbaar.

    Vaak zul je een tekst beginnen in je eentje, maar vroeg of laat komt een moment dat je het wil gaan delen. Pleio-documenten staan online en kunnen dus gemakkelijk worden gedeeld met personen en groepen. Online samenwerken aan een document betekent dat meerdere mensen er tegelijkertijd aan kunnen werken en dat duidelijk is wie wat heeft bijgedragen.

    Een nieuw document beginnen
    Om snel een aantekening te kunnen maken of een tekst te willen beginnen klik op een snelkoppeling op mijn bureaublad of op een link in mijn dashboard of in een groep op Pleio. Eventueel is het ook mogelijk om een bestaand document (.doc, .odt of .pdf) te openen en er een online document van te maken.

    Schrijven in een document
    Schrijven in een online document lijkt zoveel mogelijk op schrijven in een Office-pakket, zij het met beperktere functionaliteiten. De opmaakmogelijkheden zijn vergelijkbaar met die van de huidige Pleio-editor, maar er is geen onderwaterscherm en wanneer ik op ENTER druk, verspringt de cursus één regel, niet twee.

    Het delen van een document
    Als ik een document ben begonnen in mijn persoonlijke profiel, dan heb ik daar standaard alleen toegang toe. Bij een document in de groep heeft de hele groep toegang. Het is altijd mogelijk om het met andere groepen of personen te delen. Deze mensen krijgen daar een attendering van, standaard via e-mail. Het is voor alle lezers duidelijk wie toegang heeft.

    Samenwerken aan een document
    Iedereen die schrijfrechten heeft kan direct tekst toevoegen, zonder klikken. Via kleuren wordt zichtbaar wie wat geschreven heeft. Deze wijzigingen zijn live te volgen en worden in een log vastgelegd. Leden van de groep of mensen met wie de tekst gedeeld is ontvangen een attendering via het attenderingssysteem van Pleio. Het is ook mogelijk om commentaar te leveren naast de tekst of in de vorm van notities. Alleen de eigenaar kan het document verwijderen. 

    Opslaan van een document
    De tekst wordt zichtbaar automatisch bewaard tijdens het werk en opgeslagen in de database. Eventueel kan er een versie is .doc. .odf of .pdf worden gedownload. Er kunnen tags en categorieën worden toegevoegd. Ook is het mogelijk om een online document te bevriezen zodat er geen wijzigingen meer kunnen gedaan. Het document en het log is daarmee gearchiveerd.

    Het vinden van het document
    Met de standaard zoekmachine van Pleio kunnen zowel tekst als tags worden doorzocht en getoond in het resultatenoverzicht. Er is een widget met daarin de online documenten, bijvoorbeeld op datum, op tag, gefilterd, etc. Het is ook mogelijk om een live document als widget in de voorpagina van een groep te plaatsen of het document elders op internet te embedden.

    De vormgeving van het document
    Vergelijkbaar met een blog of wiki gebruikt het online document de twee rechter kolommen van de pagina, onder het menu. Bovenin staat wie toegang heeft tot het blog en links staan extra links en info. Het document zelf lijkt zoveel mogelijk op papier of Google Docs: witte achtergrond binnen een rechthoekig kader met daarbinnen zwarte letters die iets van de randen af staan.

     

    Reacties

    Volgorde van reacties: Aantal: Automatisch laden:
      • Jeffrey Gortmaker
        Jeffrey Gortmaker 1778 dagen geleden

        Ik lees "In de nieuwe versie van Pleio zitten mogelijkheden om live samen te werken in een document. De nieuwe versie komt in februari."

         

        Waar kan ik hier meer informatie over vinden?

        • Davied van Berlo
          Davied van Berlo 1796 dagen geleden

          Peter, waar je om vraagt is een documentmanagementsysteem. Er zijn opensourceproducten die we aan Pleio zouden kunnen koppelen, maar er is tot op heden geen financier daarvoor gevonden.

          Er zitten nog een paar haken en ogen aan je vraag. Uiteraard is Word de de facto standaard bij de overheid en daarom kun je dergelijke bestanden uitwisselen via Pleio. De manier waarop we samenwerken aan teksten en ze uitwisselen verandert echter, kijk naar Google Docs: geen los bestand, maar een online tekst waar verschillende mensen samen aan kunnen werken. Er zijn geen versienummers, want elke wijziging wordt gelogd in de geschiedenis en je kunt dus nooit versies door elkaar halen. Voor veel processen zijn ook geen documenten nodig, maar kan een zaaksysteem een oplossing zijn.

          Kortom, mijn visie is dat Word-documenten in een online omgeving veel minder belangrijk zijn. Misschien verklaart dat ook waarom niemand nog heeft willen investeren in een DMS op Pleio. Tegelijkertijd zijn er nog heel veel mensen die werken vanuit Word en zitten we met enorme archieven aan Word-documenten. Daarom sta ik wel open voor een financier voor een DMS.

          Overigens komt er vanaf februari een mogelijkheid om live samen te werken aan documenten op Pleio à la een simpele versie van Google Docs. 

          • Peter van der Els
            Peter van der Els 1797 dagen geleden

            Naast de voorgestelde mogelijkheden wil ik dit suggereren:

            Ik zou een mogelijkheid willen hebben om een document in- en uit te checken. Daarnaast is het wenselijk dat Pleio een versiebeheer mogelijkheid krijgt waarbij je versienummers, toelichting en status kunt aangeven.

            Het moet in ieder geval mogelijk zijn de standaard (open/ms) office documenttypen te bewerken - niet alleen tekst maar ook presentaties, schema's etc.

            • Davied van Berlo
              Davied van Berlo 1818 dagen geleden

              @Marjoke Op dit moment kun je de wikipagina's nog gebruiken. In de nieuwe versie van Pleio zitten mogelijkheden om live samen te werken in een document. De nieuwe versie komt in februari.

            • Marjoke Hobert
              Marjoke Hobert 1818 dagen geleden

              Het voor het eerst dat we met vier personen gebruik gaan maken van Pleio. Graag willen we Pleio te gebruiken om online samen aan een document te werken. Ik heb nog niet gevonden hoe ik een document kan starten. Is het al een applicatie die ik kan gebruiken en zo ja hoe begin ik een document? 

              • Evelien Fick
                Evelien Fick 1918 dagen geleden

                @Davied in Google docs denk jij dat je met enter maar 1 regel naar beneden gaat, maar vanuit de techniek bezien is dat niet zo en creeert dus ook Google Docs bij een enter een P en bij een shift+enter een BR. De stylesheet achter Google Docs geeft alleen geen ruimte boven en onder een paragraaf (met als gevolg voor opmakers dat ze al die witregels moeten gaan verwijderen als ze jouw document voor drukwerk willen opmaken).

                Zou je dat in deze editor ook willen, dan is dat heel eenvoudig op te lossen. De TinyMCE Editor die hier gebruikt wordt heeft ook een apart CSS bestand voor het vakje waarin je aan het tikken bent. Daar kan die witruimte voor en na een P gewoon via CSS in worden weggewerkt en dan ziet het er voor jou als gebruiker net zo uit als in Google Docs.

                • Davied van Berlo
                  Davied van Berlo 1936 dagen geleden

                  @Marcus Heel goede aanvullingen, dank!

                  • Marcus Schaefers
                    Marcus Schaefers 1936 dagen geleden

                    @Davied Een logboek met veranderingen is prima. Bij samenwerking denk ik toch ook , a la wiki, dat het voor de eigenaar mogelijk moet zijn om veranderingen met een druk op de knop terug te draaien. Het moet ook voor iedereen meteen duidelijk zijn wie de eigenaar is. Met het spreekwoorderlijke "1 is géén" in gedachten: de eigenaar moet het beheer ook kunnen delen of overdragen (allemaal standaard functionaliteit in Pleio).

                    Wat ook handig kan zijn is om annotaties bij geselecteerde tekstblokken te maken. Je kan dan opmerkingen bij tekst plaatsen zonder de tekst zelf te veranderen (of bedoelde je dat met notities?). 

                    • Davied van Berlo
                      Davied van Berlo 1938 dagen geleden

                      @Evelien Ik snap de technische achtergrond maar hoeveel mensen ken jij die SHIFT-ENTER gebruiken ... ? En trouwens, de typmachine ging ook maar één regel omlaag, net als Google Docs ;-)

                      @Evelien: Goede aanvullingen: aan-/uitzetten kleuren, parallel chatten en templates. Even kijken of dit standaard in Etherpad werkt, anders inderdaad op de lijst voor versie 2!

                    Meer ...

                    Reageren is alleen mogelijk voor aangemelde gebruikers