Pleio

Engels | Nederlands
Archief 2020 Koplopers

Archief 2020 Koplopers

Koplopers Archief 2020 samenwerkingsomgeving

 4.3/5 Sterren (3)

Voor een e-depot ga je echt niet naar de Mediamarkt!

    Antony Fokker
    Door Antony Fokker in de groep Archief 2020 Koplopers 443 dagen geleden

     0/5 Sterren (0)

    Voor een e-depot ga je echt niet naar de mediamarkt!

    De Zeeuwse overheden zijn zich bewust van de noodzaak tot een toekomstbestendig duurzaam informatiebeheer. Daarom is op bestuurlijk niveau begin dit jaar ingestemd met uitvoering van verschillende aanbevelingen:

    • Spreek je uit over de principiële vraag of duurzaam digitaal informatiebeheer wordt uitbesteed aan een private partij of in eigen (overheids-)hand wordt gehouden
    • En, als je het zelf doet, wil je dat in Zeeland houden of sluit je aan bij nationale infrastructuren?
    • Zorg dat de Zeeuwse werkgroep een business case opstelt voor een Zeeuws e-Depot binnen de landelijke infrastructuur met de benodigde dienstverlening.

    De uitvoering van deze aanbevelingen heeft tot twee deelprojecten geleid die op dit (openbare) Koplopersoverleg gepresenteerd werden.

    1. Een marktverkenning voor een Zeeuws e-depot

    Kees Groeneveld lichtte de opzet van het Plan van Aanpak marktverkenning E-depot Zeeland toe: Allereerst de hoofdvraag: welke mogelijkheden hebben de Zeeuwse overheden voor het (kwalitatief goed en financieel voordelig) organiseren van de duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven? Voorafgaand aan de vier scenario’s schetste Kees dat duurzaam informatiebeheer wel met de mond en soms ook in schrift beleden wordt, maar dat vaak de echte inhoud ontbreekt (bijv. stappenplan, bekostiging, samenwerking). Dat wil hij met dit Plan van Aanpak doorbreken. Er zijn twee aspecten aan de marktverkenning: een leverancierskant en een inhoudelijke kant. Dat betekent faseren en gericht aanpakken.

    Dus na een go/no-go gaat hij na 8 oktober a.s. de markt op met een uitgebreide vragenlijst naar de spelers in de publieke arena, de private binnenlandse spelers en de private buitenlandse leveranciers met als achtergrond het, nu al, befaamde Magic Quadrant van Gartner over “Enterprise Information Archiving”.

    Vraag: zit er geen overlap tussen publieke en private leveranciers? Antwoord: dat gaan we uitvragen!  Vraag: wat is de inhoud van het aanbod? Antwoord: dat gaan we uitvragen door door te prikken! Het is duidelijk dat een e-depot kopen niet een kwestie is van een pakketje aanschaffen.

    De vragenlijst is bijzonder uitgebreid en na akkoord komt deze lijst ook beschikbaar via Pleio. Aansluiting bij lokale omstandigheden is altijd noodzakelijk: dat wordt dus uitgevraagd net zo als uitgevraagd wordt of en hoe zo breed mogelijk archiefobjecten kunnen worden opgenomen. Zo is, bijvoorbeeld, de vraag relevant of een snelkoppeling een opneembaar informatie-object is. Dat geldt natuurlijk ook voor complete databases en het aspect compliancy is eveneens van belang.

    Naast de vragenlijst wil Kees werken met use cases: belangstellenden die willen bijdragen aan deze use cases moeten zich op korte termijn bij Kees of Archief2020 (André Plat) melden.

    Boy Gerrits (Maastricht) droeg nog de 34 beoordelingscriteria voor een e-depot aan van de Nestor Kriterienkatalog vertrauenwürdige digitale Langzeitarchive.

    Resultaat van de marktverkenning moet uiteindelijk zijn: wat is er beschikbaar gelardeerd met opmerkingen/aanbevelingen. Tijdspad: er wordt gemikt op openbaarmaking van de resultaten van de marktverkenning E-depot Zeeland in januari 2016.

    Conclusie van de aanwezigen: goed stuk werk dat zeker bruikbaar zal zijn voor zowel lokale als regionale (samenwerkings-)initiatieven.

     

    1. Zeeuwse samenwerking: een interactieve baseline duurzaam informatiebeheer

    Hanneke van Aalst (Zeeuws Archief) kwam, begeleid door middeleeuws monnikengezang, met de constatering dat Zeeuwen best enthousiast kunnen worden, maar dat samenwerken dan soms toch nog een stap te ver is: net Nederlanders, die Zeeuwen.

    Marian de Vos (gemeente Schouwen-Duiveland) is lid van de werkgroep met een opdracht van de Vereniging Zeeuwse Gemeenten een Praktische Handreiking Digitaal Archiveren te maken.

    Daartoe heeft de werkgroep verschillende bronnen gebruikt, waaronder ook het gezonde verstand. Dat was duidelijk, want het resultaat is een fraai stappenschema voor de komende vijf jaar met doorkliks naar onderliggende documenten/toelichtingen. Het schema herbergt stappen voor: bestuurlijke besluiten, kwaliteitszorg, te volgen procedures en opleidingen. De Zeeuwse overheden hebben het schema op 16 september (sic!) goed ontvangen. Vanwege de tijd tussen de presentatie in Zeeland en het koplopersoverleg konden nog geen inhoudelijke reacties gemeld worden, zelfs niet van de provinciale archiefinspectie.

    In de discussie werd het schema benoemd als een interactieve baseline informatiebeheer, die wel altijd lokale invulling behoeft. Het Zeeuws Archief acht het schema veelbelovend en zal het ook in het constante contact met de lokale bestuurders gebruiken.

    Documenten en schema zijn op 17-9 alleen nog in de besloten Zeeuwse Pleio-omgeving te vinden, maar een berichtje aan edepot@zeeuwsarchief.nl zou voldoende moeten zijn voor toegang!

    Antony Fokker

    Antony Fokker

    Digitaal archiefinspecteur, misschien wel informatie-controller
    Wie ben ik

    Informatie is het Leitmotiv: hoe we er mee omgaan, hoe we het bewaren, hoe we het gebruiken, wanneer worden data tot gegevens, worden gegevens informatie en uiteindelijk wijsheid. De overheid heeft...

    Reageren is alleen mogelijk voor aangemelde gebruikers