Pleio

Engels | Nederlands
Archief 2020 Koplopers

Archief 2020 Koplopers


 4.3/5 Sterren (3)

Onderzoek e-depot van Vecht en Venen, Eemland, Gooi en Vechtstreek en Zuidoost Utrecht

    Hoogteijling, Jaap
    • iedereen (publiek zichtbaar)
    • 184
    Door Hoogteijling, Jaap in de groep Archief 2020 Koplopers 359 dagen geleden

     0/5 Sterren (0)

    180 dagen geleden stelde het project Onderzoek e-depot van de archiefinstellingen Vecht en Venen, Eemland, Gooi en Vechtstreek en Zuidoost Utrecht  zich voor bij de Archief2020 Koplopers, zie https://www.pleio.nl/blog/view/41926482/blog-onderzoeksproject-vecht-en-venen-eemland-gooi-en-vechtstreek-en-zuidoost-utrecht. 29 juni was er tijdens het Koplopersoverleg van Archief2020 een presentatie van de resultaten die tot nu in fase 1 van het project zijn binnengehaald.
    14 oktober 2015 was er een startbijeenkomst voor de bestuurders van alle betrokken gemeenten. Die dag is een convenant getekend waarin de betrokken gemeenten verklaren het onderzoek van genoemde zorgdragers te ondersteunen. 18 van de 22 gemeenten doen actief mee. Eerst was er een 0-meting, waarin de eigen ideeën over eisen aan een e-depot benoemd worden en gekeken wordt naar de ontwikkelingen in het land, waaronder de projecten in Zeeland en de Achterhoek. Nu wordt in kaart gebracht hoe de stand van zaken is op het gebied van digitaal archiveren bij de gemeenten.

    Het gaat om kleine en grote gemeenten, die diversiteit maakt het natuurlijk interessant. Kleine gemeenten werken op een heel andere schaal dan de grotere, en ze hebben minder mensen en middelen tot hun beschikking. Bijgehouden wordt ook wie op dit moment wat goed kan, om na de Ist-situatie in de Soll de krachten efficiënt te kunnen bundelen.
    De inventarisatie vindt plaats met behulp van 2 formulieren waarin het informatielandschap bij de gemeenten in z’n totaliteit bevraagd wordt. 1 formulier behandelt de organisatie van de informatievoorziening waaronder betrokkenen en zaken als informatiebeleid, interne regelgeving en beheerinstrumenten). Het tweede gaat in op de opslag en het beheer van de informatie. (Zie sheets 5 en 6 van de presentatie tijdens het koplopersoverleg: https://www.pleio.nl/file/view/44311772/20160629-koplopersoverleg-project-e-depot-rhcpptx.)
    Extern onderzoeker Rene van Rijn heeft met de resultaten een analyse gedaan op de volgende onderdelen:

    • Aanwezigheid van informatiebeleid
    • Formatie en functies informatievoorziening
    • Wanneer is gestart met digitale archivering ten koste van analoge archivering
    • Wat/waar/wie/hoe in combinatie met ‘ inbeeld’ versus ‘ niet in beeld’
    • Metadata

    De bevindingen tot nu toe: 16 gemeenten hebben de informatie aangeleverd. Bij 11 gemeenten is geen enkel beleid op informatiegebied, bij 5 gemeenten wel. De formatievragen hebben betrekking op functies als CIO en aantal FTE’s in schaal 9 of hoger op DIV- of ICT-gebied. Daarnaast is gevraagd naar wanneer men met digitale archivering is gestart, om in beeld te krijgen om hoeveel informatie het gaat en wat de waarde ervan is.
    Wat er allemaal aan informatie is, uit de voorlopige cijfers blijkt: 33% provcent heeft er een beeld van, 67% niet. Hoe de informatie beschikbaar is kent een soortgelijke verhouding. Wie de beheerder van de informatie is, geeft meer een 40:60 verhouding voor in beeld-niet in beeld. Op he gebied van metadata heeft de inventarisatie tot nu nog weinig opgeleverd. De start met digitale archivering verschilt sterk per bevraagde gemeente. Enerzijds zie je gemeentes die nog geheel analoog werken, anderzijds gemeenten die al geheel met een zaaksysteem of per expertisegebied (als milieu of ruimtelijke ordening) digitaal archiveren, en daarnaast gemeente(onderdele)n in diverse hybride stadia tussen de twee uitersten.
    De gemeenten vonden het zwaar om de formulieren compleet in te vullen. De termijn was kort gehouden voor de voortgang van het project. De informatie moest uit alle hoeken komen, en was vaak moeilijk te vinden, of men was niet eerder op deze manier bevraagd. Het inzicht in de eigen organisatie ontbrak nog wel eens. Soms ook ontbrak het kennisniveau om de formulieren goed in te vullen. Het applicatielandschap stond niet altijd goed op de kaart, informatiemanagers ontbraken (zie sheets 7 en 8 van de presentatie.) Het kostte al met al veel tijd voor hen. Op 2 na zijn ze wel geheel ingevuld. De stand van zaken is nu duidelijk, de kennis staat op de kaart en de bereidheid die te delen, is verder gegroeid. De bewustwording is gegroeid en de meeste gemeenten willen graag door, ze hebben het begin van het project als positief ervaren. Niemand heeft de informatie goed op orde, dat geeft een band om daar gemeenschappelijk wat aan te gaan doen.

    Op zich loopt het onderzoek goed, het traject blijft nog open. Het verwachte eindpunt is al wel wat verder in de tijd doorgeschoven.
    Vraag van 1 van de aanwezigen was of er ook nadrukkelijk een Strategisch informatie Overleg (SIO) was ingericht. Antwoord: de benadering is vooral van onderaf naar boven. Daarnaast zijn veel kleine gemeenten betrokken, daar speelt het budget, en is sowieso zo’n SIO-instrument vanwege de schaal waarop ze werken, nauwelijks een zinvol instrument. Een tweede vraag ging over welke kennis gebruikt was voor het invulformulier. Blijkbaar was dit vooral intern ontwikkeld, maar beschikbare kennis van buiten zeker gebruikt. Er is natuurlijk in het veld al heel veel ontwikkeld op dit gebied.

    Het wordt langzamerhand tijd om al die bevindingen uit de diverse e-depotprojecten in een analyse van alle resultaten en uitkomsten bijeen te brengen. Het zal het werkveld het broodnodige inzicht opleveren, en de kans op herhaling van zetten verminderen. Daarnaast komen dan de witte plekken naar voren, op welk gebied nog weinig kennis is rond e-depot, kennis die in den lande wel goed bruikbaar is. Er zullen nog genoeg gemeenten zijn die aan dit traject van duurzaam digitaal archiveren moeten beginnen.

    Reageren is alleen mogelijk voor aangemelde gebruikers