Pleio

Engels | Nederlands
ArchiKnowmads

ArchiKnowmads

(k)nowmadisch innoveren van de archieffunctie op weg naar 2020

 4.5/5 Sterren (2)

Informatiebewust werken; er komt beweging in?

    Jack Karelse
    • iedereen (publiek zichtbaar)
    • 165
    Door Jack Karelse in de groep ArchiKnowmads 307 dagen geleden Reacties (2)

     0/5 Sterren (0)

    Informatiebewust werken

    Mediawijsheid bij de overheid

    In de omgeving van de veranderende, transparante overheid en de ambtenaar 2.0 verdient mediawijsheid een prominente plaats. Voor overheidsorganisaties die zich aan het richten zijn op internetdienstverlening is het van groot belang dat de eigen medewerkers voldoende toegerust zijn op het gebruik van de media, dan wel zich bewust zijn van de waarde van de diverse media voor de organisatie en de klanten van de organisatie.

    In de visie op 'Het Nieuwe werken bij het Rijk' wordt aangegeven dat digitale inzichten en vaardigheden van groot belang zijn voor ambtenaren (van de toekomst) om hun doelen te bereiken. Veel werknemers hebben de behoefte om meer inzicht te krijgen in wat er online mogelijk is. Wat kun je waarvoor inzetten? Hoe start ik als ambtenaar een online community rond mijn beleidsthema? Hoe kan ik online sociale netwerken benutten? Hoe zet ik crowdsource-technieken in voor het genereren van ideeën en oplossingen voor een maatschappelijk probleem? Waar kan ik documenten of data beschikbaar maken voor de samenleving? Wat zijn de mogelijkheden en wat zijn de risico's?

    In de visie wordt verder gesteld dat deze kan worden gerealiseerd door en met de medewerkers. Deze medewerkers worden centraal gesteld binnen de werkprocessen en krijgen – binnen bepaalde grenzen - ruimte en vrijheid om te bepalen hoe, waar, wanneer en waarmee zij werken. Ook biedt (de visie op) het nieuwe werken "aanknopingspunten om de meer traditionele rollen van ambtenaren te moderniseren en de nieuwere rollen te ontwikkelen".[3]

    Uit de visie blijkt dus het belang van mediawijsheid, ook voor de overheid. Je kunt het ook informatiebewustzijn noemen of informatiebewust werken.

    De mediacoach bij de overheid

    Een mediacoach richt zich op het bevorderen van mediawijsheid: de kennis, vaardigheden en houding op basis waarvan mensen in staat zijn te functioneren in een wereld waarin media een belangrijke rol spelen. Mensen die mediawijs zijn, zijn zich onder andere bewust van de aanwezigheid en de invloed van media en zijn in staat hier op verantwoorde wijze gebruik van te maken, als consument en als producent van informatie.

    Voor medewerkers binnen (overheids)organisaties dient het verantwoord omgaan met organisatiespecifieke informatie hier aan toegevoegd te worden.Binnen de context van (overheids)organisaties heb ik mediawijsheid daarom uitgebreid of aangevuld tot 'informatiebewust werken', een concept waarin ontwikkelingen in overheidsorganisaties, informatiebeheer en mediawijsheid ontmoeten.

    Informatiebewust werken

    Onderwerpen binnen het geheel van 'Informatiebewust werken' zijn:

    • Het kader van 'informatiebewust werken', waaronder een uitleg van begrippen en uitganspunten, zoals mediawijsheid, ontwikkelingen binnen de overheid en information governance;
    • informatiehuishouding en verantwoording, waarin de brug wordt geslagen tussen de dagelijkse werkpraktijk van medewerkers, het gebruik van informatie/media en de vastlegging van informatie ten behoeve van bewijs en verantwoording;
    • communicatie en voorlichting, waaronder doelen en uitgangspunten van het communicatiebeleid van de organisatie en ontwikkelingen als webcare en reputatiemanagement;
    • samenwerking binnen de organisatie: de interne uitwisseling en deling van informatie, bijvoorbeeld via informatiesystemen en interne sociale media;
    • samenwerking buiten de organisatie, waaronder co-creatie, burgerparticipatie, crowdsourcing en het gebruik van sociale media;
    • risicomanagement, ofwel risico's en beveiligingsmogelijkheden rondom het gebruik van informatie;
    • privacy en bescherming van persoonsgegevens, zowel wat betreft de eigen privacy als de bescherming van persoonsgegevens van burgers;
    • tools en tips: hulpmiddelen en best practices.

    Informatiebewust werken vanuit informatiebeheer

    De invulling van het informatiebewust werken kan geïnitieerd worden door of vanuit het informatiebeheer. Het kan echter ook vanuit andere disciplines ingevuld worden (onder meer kan gedacht kan worden aan communicatiemedewerkers), zolang maar niet uitdrukkelijk vanuit de eigen discipline wordt gewerkt. Vanuit informatiebeheer dient bijvoorbeeld naar meer dan de (on)mogelijkheden van archivering van sociale mediaberichten gekeken te worden!

    Informatiebeheer is wellicht een voor de hand liggende discipline om het informatiebewust werken op te pakken. Immers, zij hebben tot op zekere hoogte kennis en ervaring rondom het omgaan met informatie van de organisatie.

    Andere goede redenen om vanuit informatiebeheer het initiatief voor informatiebewust werken te ontplooien zijn gelegen in de aansluiting op het begrip governance - met name information governance – en de invulling van de NEN ISO 15489. Maar ik denk ook aan de Baseline informatiehuishouding (Rijksoverheid en straks ook gemeenten), waarin risicomanagement een prominente plaats heeft, en aan ontwikkelingen op het gebied van selectiebeleid.

    De NEN ISO 15489 gaat onder meer in op het vaststellen van beleid, het toewijzen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, het bevorderen van procedures en richtlijnen en het zorgdragen voor het integreren van informatie- en archiefmanagement in bedrijfsprocessen en –systemen.

    Information governance betreft de afstemming van verantwoordelijkheden en rolverdeling rondom het informatiebeheer, zodat een effectieve inzet van informatie (en media) als middel om bedrijfsdoelen te realiseren mogelijk is.[4] In de woorden van Rik Maes gaat het over het gebruik van informatie, over mensen en gedragingen, over intentie en interactie, en over het goed met elkaar omgaan.[5] Het dient dus meer te zijn dan de vastlegging van verantwoordelijkheden en rollen in regels.

    Met betrekking tot het selectiebeleid van (overheids)organisaties denk ik aan de vraag voor welke doeleinden welke media ingezet kunnen of moeten worden, en welke documenten een plaats moeten vinden in het archief van de organisatie. Selectiebeleid op basis van de uitgangspunten uit het rapport van de commissie Waardering en selectie[6] bieden organisaties en archiefdiensten meer flexibiliteit en ruimte voor eigen beleid.

    In het kader van risicomanagement is het de vraag in hoeverre openbaarheid en transparantie gewenst is voor de organisatie en de burger. Informatie die uitgewisseld wordt via sociale media is enerzijds vluchtig, maar kan de organisatie en/of burgers anderzijds langdurig achtervolgen. Van overheden mag verwacht worden dat zij rekening houden met de voor- en nadelen van het gebruik van de media, door de organisatie zelf en door de burger.

    Andere reden om informatiebewust werken op te pakken is dat informatiebeheerders zich dienen te (her)oriënteren op hun rol en de toekomst van het vakgebied. Voor informatiebeheerders in (overheids)organisaties kan de rol van mediacoach een uitbreiding of verbreding van functie en taakinvulling zijn.

    Noten

    [1] Zie www.nomc.nl.

    [2] De WIFI-generatie ; de jeugd op het mobiele internet, Vliegensvlug en Vogelvrij / Liesbeth Hop en Bamber Delver, Nationale Academie voor Media & Maatschappij, 2009. 

    [3] Het Nieuwe werken bij het Rijk, Programma Vernieuwing Rijksdienst, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, 2010/2011.

    [4] Zie http://www003.0022220026.act-one.net/download/4-4-ird%202010/Management_met_informatie-information_governance_bij_gemeenten-een_verkenning.pdf.

    [5] Zie het artikel Managen van onzekerheden / Daphne Depasse, IK Magazine, nr. 4 (2009). 

    [6] Gewaardeerd verleden ; Bouwstenen voor een nieuwe waarderingssystematiek voor archieven / Commissie waardering en selectie, september 2007.

    Sited nr. 127, september 2011(!!)

    Reacties

    Volgorde van reacties: Aantal: Automatisch laden:
      • Jack Karelse
        Jack Karelse 302 dagen geleden

        leringh ende vermaeck. Daarom ook geplaatst als blog en niet onder discussie.

        Ik denk dat informatiebewust werken hetgeen is waar alles om draait :-) Stel dat een ieder bewust bezig is in het werken met informatie en rekening houdt met alle relevante aspecten! Een situatie die niet snel zal bestaan. Informatie is een gebruiks/verbruiksgoed en zo wordt het door velen ook behandeld, min of meer onnadenkend en zorgeloos. Dat is niet altijd de beste manier. Van ons soort mensen mag verwacht worden dat we daarin een rol spelen, op verschillende manieren.

        Het zou me plezier doen als er herkenning is. Je geeft aan dat het je doet denken aan het begrip informatisering uit de jaren '80. Dit is voor mij nog te veel een benadering vanuit de techniek, hoewel inzet en gebruik van techniek wel een heel belangrijke component is. Techniek maakt veel mogelijk, ook op ons vakgebied. We kunnen de mogelijkheden alleen benutten als we zinvol met de techniek om kunnen gaan. De vaardigheden en kennis die daarvoor nodig is, is nog niet alom aanwezig. Informatiebewust werken is daar een mogelijk antwoord op, kan in mijn ogen een relevante bijdrage leveren.

        Wat me de deugd doet is dat de term de afgelopen maanden in verschillende stukken is opgedoken, o.a. in een circulerend voorbeeld van een informatiebeleidsplan van Native consulting. 

        • Daams, Carel
          Daams, Carel 307 dagen geleden

          @Jack, dank voor je bijdrage aan onze zwerm. Welke onderlinge interacties zoek jij hiermee? Puur ter kennisname, mee-& tegenspraak, dialoog, consensus, standpuntbepaling, ten uitvoer legging, ....  ?

          En wat is volgens jou de actuele relevantie (nog) voor onze zwerm?

          Informatiebewust werken doet mij overigens heel erg denken aan de term uit de tachtiger jaren: informatisering ipv. automatisering.

        Reageren is alleen mogelijk voor aangemelde gebruikers