Pleio

Engels | Nederlands

Gerelateerde blogs

Gebruikersscenario: hoe moeten online documenten gaan werken?

Gebruikersscenario: hoe moeten online documenten gaan werken?

Ik schreef al eerder over de behoefte van Pleio...
Over groepen, documenten en e-mail

Over groepen, documenten en e-mail

Pleio biedt allerlei mogelijkheden om samen te...
Geen geheelmailonthouder meer

Geen geheelmailonthouder meer

Ik heb het gedaan.14 maanden lang heb ik...
Pleio creëert een ecosysteem van bedrijvigheid

Pleio creëert een ecosysteem van bedrijvigheid

Hoe innovatief is de overheid? Volgens mij is die...

Online documenten: hoe gaat dat in z'n werk?

    Davied van Berlo
    • iedereen (publiek zichtbaar)
    • 701
    Door Davied van Berlo 2100 dagen geleden Reacties (12)

     0/5 Sterren (0)

    Al sinds jaar en dag zijn de documenten waar we aan werken digitaal. Maar we doen nog steeds alsof het papieren documenten zijn: we maken kopieën en sturen die rond. Het gevolg: mailboxen en netwerkschijven zijn vol door de vele kopieën van hetzelfde stuk en samenwerken aan één document is lastig.

    Dat moet makkelijker kunnen in het internettijdperk. En dat kan met online documenten: het document staat online en iedereen die je een uitnodiging stuurt kan het lezen of bijdragen leveren. Tegelijkertijd wordt bijgehouden wie wat wijzigt, zodat je overzicht houdt van versies. Zo werkt het ook bij wiki's en Google Docs.

     

    Wat willen we niet?

    Nu heeft Pleio al een wikifunctionaliteit in de groepen zitten, genaamd "wikipagina's". Daarmee kun je internetpagina's creëren binnen een groep (zelfs met subpagina's), maar het is niet zo gebruiksvriendelijk (waarom is er een verschil tussen de view- en edit-modus?) en het lijkt nog niet op een echt document.

    Dat is in Google Docs beter geregeld. Dat is een gebruiksvriendelijke omgeving met veel functionaliteiten. Google levert echter niet alleen functionaliteiten, maar beheert ook zelf de documenten. Voor veel informatie is dat niet zo'n probleem en kun je het best gebruiken, maar overheidsbreed (en dus voor Pleio) ligt de lat hoger:

    • Binnen de overheid wordt ook met gevoelige informatie gewerkt en binnen Pleio wil je er zeker van zijn dat je informatie veilig staat. Google kan echter niet garanderen dat die informatie en gegevens binnen de EU blijven en dus onder Europees recht blijven vallen;
    • De overheid verliest dus controle over het beheer van haar eigen informatie. Dat levert problemen op voor het archiveren en later reconstrueren van overheidshandelen. Ook het migreren naar een andere aanbieder wordt moeilijker. Die bezwaren wegen voor een betrouwbare overheid zwaar.

    Door te beschrijven wat er mis is met deze bestaande oplossingen, wordt ook al duidelijk wat er dan wel wordt gezocht in een instrument voor online documenten. Hieronder nog wat aanvullingen daarop.

     

    Wat willen we wel?

    We hebben voor Pleio een aantal uitgangspunten opgesteld waar gebruikers (en leveranciers) altijd op terug kunnen vallen, het manifest van Pleio. Ook een oplossing voor online documenten moet daar natuurlijk aan voldoen. Daarnaast zijn er grofweg de volgende functionale wensen:

    • Alle software staat online, zodat geen extra software op de pc aanwezig hoeft te zijn of geïnstalleerd hoeft te worden (daar kan Pleio immers geen voorzieningen voor treffen);
    • Het moet een gebruiksvriendelijke omgeving zijn en gemakkelijk in het gebruik. Qua vormgeving lijkt het op een document zodat het aansluit op de bestaande werkomgeving;
    • In het document kunnen gebruikers in ieder geval aan tekstverwerking doen met vooralsnog beperkte mogelijkheden voor opmaak, lettertypen, tabellen en kopjes;
    • Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd aan een document werken. Wijzigingen worden live getoond en "aan de achterkant" bijgehouden voor naslag of herstel;
    • De functionaliteit moet worden ingepast in Pleio en is te gebruiken binnen de groepen en in widgets. Dat vraagt om een nauwe integratie, bijv. vormgeving, toegangsrechten, etc.;
    • De voorziening is voor alle gebruikers en organisaties toegankelijk en kan worden uitgebreid met aanvullende functionaliteiten en modules indien gewenst;
    • Alle data is in beheer van de Nederlandse overheid en wordt binnen de EU opgeslagen. Het is mogelijk de data en modules in een open format te exporteren;
    • Documenten moeten kunnen worden gedownload als .doc of als .odf en ze moeten ten behoeve van de archivering definitief afgesloten kunnen worden voor wijzigingen.

     

    Dit is de functionaliteit waar we naar zoeken. Of ontbreekt er iets? Laat het me weten!

    En we zijn op zoek naar oplossingen natuurlijk. Heb jij een idee?

    Reacties

    Volgorde van reacties: Aantal: Automatisch laden:
      • Davied van Berlo
        Davied van Berlo 2098 dagen geleden

        @Erik Goede inventarisatie. Een aantal reacties:

        • Facebook biedt vooralsnog geen eigen document-faciliteiten: zij werken samen met Microsoft;
        • Momenteel zijn er twee oplossingen in de markt: Google en Microsoft. Beide zijn niet open source en voldoen niet aan ons manifest. Daarom inventariseren we nu of er andere oplossingen zijn, maar 'genoeg' is het niet ;-)
        • Het is inderdaad mogelijk om onderscheid te maken tussen data die in NL moet blijven en gearchiveerd moet worden en data waarvoor dat niet geldt. Ik wil het liefst voorkómen dat elke gebruiker die keuze steeds opnieuw moet maken en steeds met een melding 'U verlaat nu Pleio / de overheid' wordt geconfronteerd. Daarom kijken we nu eerst naar alternatieven. Uitzonderingen maken kan altijd nog;
        • Je voorstel voor Pleio als verbinding tussen bestaande initiatieven is heel correct. Dat zou een goede rol voor Pleio kunnen zijn. Alfresco kan daar ook een rol in spelen, bijv. voor het importeren van die externe documenten. Uitdaging blijft echter om dit duidelijk te maken aan gebruikers, zeker als daar weer betaalde producten tussen zitten.
        • Davied van Berlo
          Davied van Berlo 2098 dagen geleden

          @Henk Jan Vorig jaar beloofde Google op korte termijn een Europese cloud in te richten, maar ondertussen hebben ze besloten dat niet te doen. Daarom kan Google niet beloven dat de Amerikaanse overheid onze gegevens niet scant en inziet. Zie ook de artikel waar ik in mijn blog naar verwijs.

          Een andere belemmering is de vraag of we qua archivering aan onze verplichtingen kunnen voldoen. Samen met het Nationaal Archief gaan we kijken hoe de archivering op Pleio ingericht kan worden, dus dat zal nog wel aan de orde komen. Maar als de data in een commercieel systeem staat, heb je er minder over te zeggen dan als je het zelf beheert ...

          Frappant overigens dat deze punten in de Yammer-discussie niet aan bod komen. Wellicht kun jij deze vragen daar stellen? We willen toch voorkomen dat over drie jaar een wethouder moet verklaren: "Geen idee hoe dit beleid precies tot stand is gekomen, want dat gebeurde in Google Docs en dat is nu een betaald product." ;-)

           

           

          • ErikJonker
            ErikJonker 2099 dagen geleden

            Volgens mij moet Pleio het verbindende platform zijn met betrekking tot het online (!) samenwerken in documenten. Er is geen reden om zelf ontwikkelactiviteiten op dit vlak te ontplooien. Er zijn genoeg oplossingen in de markt voorhanden met ieder hun eigen voor- en nadelen (Microsoft, Google, Facebook e.a.). Op voorhand moet je naar mijn mening ook geen partij uitsluiten omdat deze data opslaat buiten Nederland, het is mijns inziens een fictie dat alle overheidsdata perse binnen onze grenzen wordt opgeslagen. Dat hoeft ook voor heleboel data niet. We zouden onderscheid kunnen maken in een aantal niveau's van vertrouwelijkheid/beveiliging waarbij je voor sommige niveau's prima tools kunt inzetten die hun data elders opslaan.

            Pleio zou kunnen uitblinken in het verbinden en koppelen van verschillende toepassingen mbt online documenten op haar platform. Daar zou onze energie en ontwikkelcapaciteit zich op moeten richten.

            Concrete acties:

            - publiceer concrete koppelvlakken zodat voor ieder bedrijf helder is hoe er gekoppeld/geintegreerd kan worden met Pleio en onder welke voorwaarden (!)

            - werk met een aantal grote partners 2 concrete koppelingen/intergraties uit, bijv. Microsoft Live en Google Docs, dan hebben we best een flink deel van de markt.

            - creeer een open marktplaats waar bedrijven hun diensten op dit vlak, gekoppeld aan Pleio, kunnen aanbieden (beetje a la apps.gov)

            - maak duidelijk hoe bedrijven en ontwikkelaars kunnen verdienen (geld) aan Pleio zodat ze actief worden, wees transparant en helder in je businessmodel

            Concreet voor document management zou ik me daarbij categorieeen oplossingen kunnen voorstellen in de trant van lage vertrouwelijkheid/privacy mbv Google apps doorlopend naar Microsoft Live (met opslag binnen europa) en tot en met Digitale Werkplek Rijk. Iedere toepassing kan zijn eigen domein kennen. Pleio verbindt de technologie en de mensen.

             

            • Henk Jan van der Vijgh
              Henk Jan van der Vijgh 2099 dagen geleden

              2 opmerkingen:

              Aan het niet delen, maar online ter beschikking stellen van gevoelige documenten zit nog een andere kant. Als er een groot aantal kopieën gaan zwerven heb je geen controle meer wat er mee gebeurt, noch over de kwaliteit (is het nog ongewijzigd en actueel), noch over de vertrouwelijkheid (waar zit het 'lek'). Dus ofwel je deelt het met een beperkt aantal mensen (en hoopt dat er onderweg geen lek zit bij de post), ofwel je zet het online en probeert de risico's zo goed mogelijk af te dekken.  Of het risico van googledocs dus veel groter is als bij andere creatie en distributiewijze is maar de vraag.

              Uit een discussie op de yammergroep IMG100000+ blijkt dat een aantal gemeentes een verkenning hebben uitgevoerd naar de mogelijkheden die google biedt, zeker nu ze een groot serverpark in Nederland hebben. Ik ken de details niet, maar de conclusies waren dat er geen echte belemmeringen waren om met google docs te gaan werken en dat google de mogelijkheid biedt de informatie binnen de EU grenzen te houden. Dus (afgezien van de effectiviteit van het binnen de EU-grenzen bewaren van info)...hoe zit het nu?

              • Davied van Berlo
                Davied van Berlo 2099 dagen geleden

                Ook relevant voor deze discussie: onderzoek van Suftnet naar cloud. Zie de pdf en dan het hoofdstuk 'Open vragen'.

                • Davied van Berlo
                  Davied van Berlo 2099 dagen geleden

                  Er is overigens nog een belangrijke reden dat ik zo de nadruk leg op online en live documenten. Op dit moment worden documenten rondgemaild en lokaal opgeslagen waardoor enorm veel data dubbel (tiendubbel) wordt opgeslagen. Met 150.000 gebruikers gaat het dan echt om heel veel geld en heel veel verspilling.

                  We moeten dus een methode verzinnen om gebruikers ervan te overtuigen dat ze niet moeten downloaden en rondmailen, maar dat ze samen rond één document gaan zitten en daarnaar verwijzen. Dat idee van samen rond één document wordt belemmerd als het geen live en direct aanpasbaar document is.

                  • Davied van Berlo
                    Davied van Berlo 2099 dagen geleden

                    @Lex De beveiliging van Pleio wordt momenteel onderzocht door de Rijksauditdienst, zoals je weet. Wel een blijvend aandachtspunt: we moeten daarin blijven investeren, denk ik.

                    Maar met 'veilig' bedoel ik ook dat we zelf over onze data kunnen beschikken, dat de Amerikaanse overheid geen toegang krijgt tot onze overheidsdata en dat we kunnen migreren en archiveren.

                    Jouw oplossing met Google Docs voldoet daar niet aan, vandaar dat we alternatieven inventariseren. Weet jij trouwens of Live 365 ook werkt zonder Office op je computer?

                     

                    • allschu
                      allschu 2099 dagen geleden

                      Alfresco maakt alleen gebruik van de tekstverwerker van Google Docs. Tijdens het uitchecken in Alfresco wordt het document "tijdelijk" naar Google Docs verplaatst totdat het document weer vanuit Alfresco wordt ingecheckt. Op het moment dat het document wordt ingecheckt verdwijnt het document uit Google Docs. Het voordeel dat deze methode biedt, is dat het voor gebruikers mogelijk is om documenten te bewerken zonder dat het weer terug moet naar Word. Kortom Office zou hiermee volledig kunnen worden ontsloten. We kunnen de service bieden, alleen de verantwoordelijkheid bij de gebruiker laten als ze het willen gaan bewerken in Google Docs.

                      Voor zover ik nu heb geinventariseerd en begrepen, willen we geen documenten op een andere server hebben staan, anders dan die van Pleio. Een Google Docs integratie zou dat principe tegen gaan. De integratie met Google Autorisatie staat op de agenda (als ik het goed begrepen heb). 

                      Momenteel zijn Markus en ik bezig met USE CASES t.o.v. DocumentManagement (alfresco) en PLeio. 

                      Daarnaast zal ik onderzoeken welke ondersteuning Alfresco nog meer biedt in het kader van gezamelijk aan documenten werken in Alfresco. (Eigenlijk zonder check-in check-out) 

                    • Lex Sijtsma
                      Lex Sijtsma 2100 dagen geleden

                      Opslag van data binnen de EU is vooralsnog niet mogelijk in Google Docs, dus die valt (voorlopig) af. Microsoft komt binnenkort met een eigen clouddienst, Live 365, die wel geografische zonering kent.

                      Alfresco lijkt me geen goede oplossing als dat betekent dat de documenten binnen Pleio worden opgeslagen en alleen via Google Docs bewerkt worden. Dan ga je het wiel opnieuw uitvinden lijkt me. 

                      Wat ik me voorstel is dat je een document kunt weergeven in Pleio met daarbij een knop om het te kunnen bewerken. Document blijft gewoon binnen Google Docs of iets anders staan. Dan maak je gebruik van de sterke punten van zowel Google Docs als Pleio. De clou zit 'm in de integratie met de autorisatiestructuur van Pleio.

                      Uitwerken in een of meerdere use cases lijkt me goed om dit helder te maken. Daar wil ik wel bij helpen, maar ik heb ook input van Pleio-experts nodig.

                      Ten aanzien van er "zeker van zijn dat je informatie veilig staat." binnen Pleio. Hoe is dat geborgd op dit moment? Er is een hostingcontract met BIT, ik neem aan dat backups e.d. geregeld zijn, maar hoe zit het met de logische beveiliging. Wie van pleio kan er bij de data? Zijn die medewerkers gescreend? Dat zijn allemaal vragen die (overheids)managers gaan stellen

                       

                       

                      • Davied van Berlo
                        Davied van Berlo 2100 dagen geleden

                        Uit dat filmpje krijg ik een heel ander beeld: Het document wordt opgeslagen in Google Docs en kan vervolgens worden ingeladen in Alfresco. Maar je zou daar eens verder in kunnen duiken inderdaad.

                        Ik blijf het ook raar vinden dat je moet in- en uitchecken. Dat is logisch als je moet exporteren naar Google Docs en vervolgens weer importeren, maar voor een gebruiker is het niet logisch dat een document dat je al hebt geopend (in Pleio / Alfresco) niet bewerkbaar is.

                      Meer ...

                      Reageren is alleen mogelijk voor aangemelde gebruikers