Pleio

Engels | Nederlands
Menskracht

Menskracht

Inspiratie en ontwikkeling van professionele passie en talent

 3.7/5 Sterren (3)

Weg met de informatie-terreur !

Laatst bijgewerkt op 1732 dagen geleden door Henk Thielens Reacties (2)

 0/5 Sterren (0)

Op de radio waren onlangs enkele interessante interviews en tips van een slimmerwerken coach hoe je het probleem m.b.t. email kunt aanpakken. Klik hier  en hier om daar naar te luisteren. Wil je het nieuwsartikel lezen klik dan hier.

Ik heb zelf een regel gemaakt om in (interne) mails @kerkrade.nl altijd in een apart mapje te plaatsen. Verder heb ik een map aangemaakt van belangrijke mails (bestuur, directie, directe collega's). De nieuwsbrieven komen ook in een aparte map, want die kan ik altijd later nog lezen.

Al met al bespaard dit veel leestijd en werkt dit heel overzichtelijk waardoor het kaf van het koren gescheiden is. Wil je weten hoe je regels in Outlook instelt ? Wij gebruiken in de de gemeente Kerkrade bijvoorbeeld de LearningGuide waardoor je kennis gemakkelijk kunt delen en verspreiden.

Hopelijk heb je er wat aan !

Ik ben benieuwd of er nog andere tips komen om de emailterreur aan de pakken.   

 

Reacties

Volgorde van reacties: Aantal: Automatisch laden:
    • Henk Thielens
      Henk Thielens 1744 dagen geleden

      Hallo Helen.

      Heel helder en duidelijk. Als we dit (meer) toepassen kunnen we overbodige duplicatie voorkomen,  tijd en energie sparen en de kwaliteit van de processen verbeteren omdat miscommunicatie vanwege veroude versies wordt voorkomen.

      • Helen Boots
        Helen Boots 1744 dagen geleden

        Door de algemene schijf die voor iedereen toegankelijk is goed in te richten kun je het heen en weer mailen van documenten voorkomen.

        Onder 'goed' inrichten versta ik hetvolgende:

        Kies per niveau 1 ordeningsprincipe en pas dat consequent toe, bijvoorbeeld per 'project' of 'afdeling'. Geef elk document in de naamgeving een versiedatum mee, bv 20130114. Stuur in een mail nooit het document mee maar wel een hyperlink naar de locatie van het document.

        Het is even wennen, maar scheelt veel gezoek naar de juiste versie of nog erger, werken in een verouderde versie. Ook is een document altijd bereikbaar, ook als de collega die het gemaakt heeft ziek is.

      Reageren is alleen mogelijk voor aangemelde gebruikers